Forsiden » Personvernerklæring

Personvernerklæring

Målet med denne personvernerklæringen er å gi nødvendig informasjon i samsvar med EUs personvernforordning om hvordan Bergen Vaktmestertjenester, partner av PHM Norge AS, samler inn, lagrer og behandler personopplysninger. Personopplysninger er informasjon som identifiserer en person, for eksempel navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse. I denne personvernerklæringen kan du lese mer om behandlingene Bergen Vaktmestertjenester har behandlingsansvar for.

Kontakt oss

Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vurderingene selskapet har gjort, kan du kontakte oss på post@phmgroup.no og merke det med databehandling. PHM Norge AS har utnevnt et eget personvernombud som kan kontaktes dersom du har spørsmål til hvordan selskapet behandler personopplysninger om deg, eller du trenger hjelp til å utøve dine rettigheter overfor Bergen Vaktmestertjenester og PHM Norge AS. Personvernombudet har taushetsplikt.

Behandlingsansvarlig for personopplysninger

Bergen Vaktmestertjenester og PHM Norge AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger for:

  • Kontaktopplysninger til kunder, referanser, leverandører og andre som vanligvis er offentlig tilgjengelig
  • Ansatte, innleide rådgivere og kandidater til fremtidige stillinger
  • Brukere av våre nettsider

Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Databehandlere

Bergen Vaktmestertjenester og PHM Norge AS har flere databehandlere:

  • Microsoft for kommunikasjon via e-post med kunder
  • Telia AS for telekommunikasjon, nettverk, datakommunikasjon og domeneforhandler
  • SalesForce for CRM
  • Tripletex AS for lønns- og regnskapsdata
  • PlusOffice HMS-system
  • Questback for spørreundersøkelser
  • Huubia APP som data warehouse
  • (Webhotell)

PHM Norge AS har databehandleravtale med alle sine leverandører/ databehandlere. Personopplysninger utleveres ikke fra Bergen Vaktmestertjenester og PHM Norge AS til andre aktører, uten samtykke fra den registrerte.

Behandling av personopplysninger ifm. kunde- og leverandørforhold

Bergen Vaktmestertjenester og PHM Norge AS er databehandler for personopplysninger tilknyttet kunder, referanser, leverandører og andre som vanligvis er offentlig tilgjengelig. I forbindelse med dialog rundt eksisterende kundeforhold samtykker kunden til behandlingen relatert aktuelt kundeforhold. Det innebærer samtykke til:

  • Lagring av kontaktinformasjon ansett som nødvendig for utsendelse av tilbud, ordrebekreftelse, varer og faktura, slik som navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse.

Informasjonen i denne behandlingen, hvor Bergen Vaktmestertjenester og PHM Norge AS er behandlingsansvarlig, vil normalt lagres så lenge kundeforholdet eksisterer. Ved eventuelt opphør av kundeforholdet vil normalt informasjonen slettes etter 2 år.

Behandling av personopplysninger for ansatte, innleide rådgivere og kandidater

Bergen Vaktmestertjenester og PHM Norge AS er også behandlingsansvarlig for personopplysninger for ansatte, innleide rådgivere og kandidater som har søkt på arbeid i selskapet. Personopplysninger og lønnsinformasjon lagres i Microsoft Office365 for kontorstøtte verktøy samt i Tripletex (lønns- og regnskap) og PlusOffice (HRM). Behandlingen baseres på ansettelsesavtale. Ansatte og innleide rådgivere har rettigheter ihht. Personopplysningsloven.

Overføring av personlige opplysninger utenfor EU/EØS
Prinsipielt overfører vi ikke personlige opplysninger utenfor Den europeiske union eller Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet. Imidlertid bruker vi informasjonskapsler (cookies) som kan overføre data utenfor Den europeiske union eller Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet. Vennligst se vår informasjonskapsel-policy for mer informasjon: https://phmgroup.com/cookie-policy/

Oppbevaring av personlige opplysninger og sikkerhet i behandlingen

Personopplysninger lagres i systemer som er nødvendig, og tekniske og organisatoriske tiltak er tatt for å sikre behandlingen av personopplysningene. Tilgang til data er begrenset til personer der det er nødvendig for å utføre deres plikter, og kun i den grad av tjenstlig behov.

Vi ønsker å sikre at du beholder kontrollen over dine personopplysninger

  • Rett til informasjon: Du har rett til å bli informert om hvordan vi behandler dine personopplysninger.
  • Mulighet for modifisering av personverninnstillinger: Du kan når som helst modifisere dine personverninnstillinger, inkludert preferanser for direktemarkedsføring, og be om spesifikke behandlingsformer for dine personopplysninger.
  • Rett til tilgang og korrigering: Du har rett til å få tilgang til og rette opplysninger vi har om deg.
  • Dataportabilitet: Du kan be om å motta en kopi av dine personopplysninger i et strukturert, standardisert og maskinlesbart format, dersom du ønsker å dele dem med en annen selskap.
  • Rett til sletting: Du kan be om at dine personopplysninger blir slettet.
  • Klage til Datatilsynet: Hvis du er misfornøyd med behandlingen av dine personopplysninger, har du rett til å klage til Datatilsynet i Norge.

Bergen Vaktmestertjenester – Nettsider

I forbindelse med drift av nettstedet til Bergen Vaktmestertjenester samles det inn opplysninger som deretter lagres på dedikerte servere administrert av Nettrafikk AS. Kun Bergen Vaktmestertjenester og autoriserte databehandlere har tilgang til de innsamlede opplysningene. Vi benytter analyseverktøyet Google Analytics på vår nettside. Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som lagres på din datamaskin når du besøker en nettside.

Følgende informasjonskapsler benyttes på vårt nettsted:

  • Analyseverktøyet Google Analytics bruker informasjonskapsler for å generere statistikk som viser bruksmønsteret for våre nettsider.
  • Vår publiseringsløsning plasserer en informasjonskapsel på din enhet for å begrense visse tilgangsrettigheter for brukere med administrative roller. Denne informasjonskapselen beholdes i ett døgn.

Lagring og behandling av opplysningene er kun tillatt dersom brukeren er informert om prosessen og har gitt sitt samtykke. Brukeren skal være klar over hvilke opplysninger som behandles, formålet med behandlingen og hvem som står bak behandlingen, i samsvar med ekomloven § 2-7. For informasjon om hvordan du administrerer informasjonskapsler, kan du besøke nettvett.no.